员工记录是否应该保留多长时间?

2015年8月5日

所有企业都希望遵守员工,但员工将在某些时候继续前进,这可能会导致一些企业的行政头痛。 员工离开公司的员工有许多不同的原因,他们可以简单地继续或退休,或者他们可以使他们能够冗余,由于健康状况不佳或被解雇,因为不当行为。无论他们离开的原因如何,公司将维持有关其就业的记录和其结束的方式。如果您保留所有这些文档,公司可能会发现充满文件和细节的文件柜。

首先,员工文件的存储不会是大多数企业的问题,然而随着公司的增长,它有更多的员工开始并最终会留下这个问题“应该保存员工记录需要多长时间?”自然会被问到。

在决定您应该保持员工记录的时间长时间,请询问记录保留的内容非常重要?

您对现有和前员工的每一个记录都是不同的原因,无论是基本的联系方式,合同,纪律记录,评估记录和财务信息。

数据保护法规定,只要它们是有用的,只应存储数据和记录,因此它取决于雇主及其人力资源政策,以确定这些记录有用的时间。可能还需要在不同的时间处理不同的记录,例如,在员工离开公司后,可能没有必要保留许多年份的财务信息,而基本的联系方式可能对雇主进行很多年后结束员工的就业。

建议员工的个人信息,包括联系方式,评估和评论至少5年。由于HMRC可能要求在此时间内能够请求看到它们,您应该保持员工的财务至少3年。

一般认为智慧是您应该在他们离开本组织后6年来保持员工记录,然后锻炼哪些纪录对业务仍然有价值,以保留并处置并不丢弃的记录。

许多员工记录包含敏感信息,因此您必须确保它们正确处理,这可能包括纸张记录的交叉粉碎和硬盘驱动器的安全一次性,这应该被破坏而不是格式化。

虽然恒星是一项必不可少的缺勤管理解决方案,但我们的HR软件还使您能够以安全可靠的方式存储员工文档,为您提供可访问的中央资源,并且可以以简单的方式添加和删除文档的位置。

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